قرارداد خدمات پشتیبانی اداری شرکت
وقتی حجم کار اداری یک شرکت افزایش پیدا میکند، بخشی از فعالیتهای پشتیبان ممکن است به نیروی بیرونی سپرده شود. خدمات پشتیبانی اداری میتواند به سازماندهی فرآیندهایی کمک کند که مستقیماً در تولید محصول یا ارائه خدمت اصلی شرکت قرار ندارند.
نمونه قرارداد خدمات پشتیبانی اداری برای مشخصکردن دامنه فعالیت، نحوه ارائه خدمت، زمانبندی و مسئولیتهای ارائهدهنده قابل استفاده است.
نوع دقیق پشتیبانی در عنوان مشخص نشده و میتواند با نیاز هر شرکت تفاوت داشته باشد. بنابراین فهرست خدمات باید توسط طرفین مطابق عملیات واقعی تکمیل شود.
پشتیبانی اداری در چه فرآیندهایی کاربرد دارد؟
این خدمات ممکن است شامل پیگیری امور اداری، ساماندهی اسناد، ورود اطلاعات یا هماهنگیهای روزمره باشد. هر فعالیت باید بهصورت جداگانه در شرح خدمت بررسی شود.
برای شرکت دریافتکننده، مهم است بداند ارائهدهنده دقیقاً چه بخشی از عملیات را پوشش میدهد و چه کارهایی همچنان در داخل سازمان انجام خواهد شد.
محورهای قرارداد
- فهرست خدمات پشتیبانی.
- برنامه حضور یا ارائه خدمت.
- مسئولیت ارائهدهنده و رابط شرکت.
- گزارشدهی و تحویل اسناد.
- شرایط مالی و پرداخت.
کاربردهای عملی
- پشتیبانی از واحد اداری در دورههای پرکار.
- واگذاری ورود و پردازش اطلاعات اداری.
- انجام پیگیریهای روزمره اداری.
- ساماندهی پروندهها و اسناد شرکت در صورت توافق.
- پشتیبانی از فرآیندهای اداری یک شعبه یا واحد سازمانی.
مخاطبان
شرکتهای در حال توسعه، دفاتر خدماتی، کسبوکارهای کوچک و متوسط و ارائهدهندگان خدمات اداری از مخاطبان این قرارداد هستند.
مدیران اداری و مدیران عملیات نیز میتوانند از متن برای تعیین مرز میان فعالیت داخلی و فعالیت برونسپاریشده استفاده کنند.
تعریف سطح پشتیبانی
خدمت پشتیبانی باید بر اساس نیاز واقعی شرکت تعریف شود. اگر کارها روزانه، هفتگی یا موردی هستند، نحوه ارائه را میتوان متناسب با آن تعیین کرد.
در صورت وجود حجم مشخص فعالیت، معیار اندازهگیری آن نیز میتواند در قرارداد درج شود؛ برای مثال تعداد پرونده یا درخواست، فقط در صورت توافق واقعی.
گزارشدهی
ارائه گزارش فعالیت میتواند به مدیر شرکت کمک کند وضعیت کارهای برونسپاریشده را بررسی کند. دوره و محتوای گزارش باید متناسب با خدمت باشد.
دسترسی به اطلاعات
پشتیبانی اداری ممکن است نیازمند دسترسی به اطلاعات داخلی باشد. سطح دسترسی و مسئولیت حفاظت از دادهها باید در صورت نیاز مشخص شود.
پرداخت و هزینه
هزینه خدمت باید مطابق مدل توافقی طرفین باشد. پرداخت ثابت، دورهای یا وابسته به حجم کار تنها در صورت توافق واقعی قابل درج است.
نکات تنظیم
- شرح خدمات پشتیبانی را از فعالیتهای داخلی شرکت تفکیک کنید.
- زمان یا حجم کار را در صورت نیاز مشخص کنید.
- سطح دسترسی به اطلاعات را کنترل کنید.
- روش گزارشدهی را متناسب با خدمت تعیین کنید.
- شرایط پرداخت را مطابق توافق واقعی بنویسید.
ویژگی فایل
فایل Word قابل ویرایش و نسخه Word و PDF ارائه میشود. کاربر میتواند شرح خدمات و اطلاعات شرکت را مطابق نیاز خود اصلاح کند.
فرمت استاندارد متن برای تهیه پیشنویس خدمات پشتیبانی اداری طراحی شده و امکان شخصیسازی بندهای اجرایی را دارد.
خدمات قراردادچی
اگر پشتیبانی اداری شما شامل حجم کار مشخص، گزارشدهی، دسترسی به اطلاعات یا فرآیندهای اختصاصی سازمان است، برای هماهنگی شخصیسازی قرارداد با قراردادچی به شماره 09910272844 تماس بگیرید.
دیدگاههای نمونه
شرح فعالیتهای پشتیبانی در فایل باعث شد محدوده کار روشنتر شود.
نسخه Word برای تنظیم حجم و برنامه خدمات کاربردی بود.
PDF برای بررسی سریع متن قرارداد مناسب بود.
موضوع دسترسی به اطلاعات و گزارشدهی در متن اولیه مفید بود.