نمونه قرارداد مدیریت اسناد پروژه در Word و PDF
مدیریت اسناد پروژه فراتر از کنترل یک فایل است و میتواند مجموعهای از فرآیندهای دریافت، ثبت، طبقهبندی، گردش، نگهداری و دسترسی به مدارک را دربرگیرد. نمونه قرارداد مدیریت اسناد پروژه برای تنظیم همکاری با فرد یا مجموعهای است که چنین فرآیندی را مدیریت میکند.
تفاوت این خدمت با کنترل اسناد در گستره مسئولیت آن است. مدیریت اسناد میتواند به طراحی یا اجرای روش گردش مدارک، نگهداری سوابق و هماهنگی میان کاربران مربوط شود، اما دامنه واقعی باید در قرارداد تعریف شود.
در پروژههای بزرگ، نبود فرآیند مشخص میتواند باعث گم شدن نسخه معتبر یا دشواری بازیابی سابقه یک مدرک شود. قرارداد میتواند مسئولیتها و خروجیهای مربوط به مدیریت اسناد را روشنتر کند.
مدیریت اسناد چگونه تعریف میشود؟
طرفین باید مشخص کنند مدیریت اسناد شامل کدام فرآیندهاست. ممکن است ثبت مدارک، ساختار بایگانی، کنترل دسترسی، گردش برای بررسی، گزارش وضعیت و تحویل آرشیو جزو کار باشد یا فقط بخشی از این موارد مورد توافق قرار گیرد.
ابزار مدیریت اسناد نیز نباید بدون اطلاع از پروژه فرض شود. اگر سامانه یا روش خاصی مورد استفاده است، مشخصات آن میتواند در متن تکمیل شود.
- تعیین دامنه مدیریت مدارک پروژه؛
- مشخص کردن فرآیند ثبت و گردش اسناد؛
- تعیین ساختار بایگانی و بازیابی؛
- تعیین سطح دسترسی در صورت نیاز؛
- مشخص کردن گزارشها و خروجیهای قابل تحویل.
کاربردهای عملی
- واگذاری مدیریت گردش اسناد یک پروژه چندعاملی؛
- ایجاد و نگهداری ساختار آرشیو مدارک پروژه؛
- مدیریت ارسال و دریافت نسخههای اسناد؛
- تهیه گزارش وضعیت مدارک و سوابق گردش آنها؛
- تحویل آرشیو ساختاریافته در پایان یک دوره یا مرحله پروژه.
مباحث تخصصی
مدیریت اسناد باید بر اساس ساختار واقعی پروژه تنظیم شود. تعداد عوامل، نوع مدارک و نحوه دسترسی میتواند بر شرح خدمات اثر بگذارد.
ساختار آرشیو
در صورت نیاز، روش دستهبندی پروندهها و مدارک را مشخص کنید. این ساختار میتواند بر اساس نوع سند، واحد، مرحله یا روش دیگری باشد که طرفین انتخاب میکنند.
گردش مدارک
میتوان مسیر دریافت، بررسی، اصلاح و انتشار نسخههای مدارک را مشخص کرد. مسئولیت هر مرحله باید متناسب با نقش واقعی افراد تعیین شود.
دسترسی و محرمانگی
برخی پروژهها به سطوح دسترسی متفاوت نیاز دارند. اگر چنین شرایطی وجود دارد، قرارداد میتواند حدود دسترسی و محرمانگی اطلاعات را پوشش دهد.
مخاطبان
مدیران پروژه، واحدهای مدیریت مدارک، شرکتهای خدمات مستندسازی و سازمانهایی که کنترل گردش اطلاعات پروژه برای آنها اهمیت دارد از مخاطبان این قرارداد هستند.
- مدیران پروژه و واحدهای PMO؛
- مسئولان مدیریت اسناد و مدارک؛
- شرکتهای خدمات مدیریت اطلاعات پروژه؛
- کارفرمایان پروژههای دارای حجم بالای مدارک.
نکات مهم
- دامنه مدیریت اسناد را از کنترل ساده مدارک تفکیک کنید.
- ساختار بایگانی و روش بازیابی را متناسب با پروژه تعیین کنید.
- سطح دسترسی کاربران را در صورت نیاز مشخص نمایید.
- تحویل آرشیو نهایی و وضعیت مدارک را در پایان همکاری روشن کنید.
ویژگی فایل آماده
این نمونه قرارداد حرفهای قابل ویرایش است و میتوان فرآیند مدیریت اسناد پروژه را مطابق گردش واقعی مدارک شخصیسازی کرد.
نسخه Word و PDF همراه محصول ارائه میشود و ساختار آن دارای فرمت استاندارد است. دانلود نمونه قرارداد برای تهیه چارچوب اولیه همکاری مدیریت اسناد مناسب است.
شخصیسازی با قراردادچی
اگر پروژه شما دارای سامانه مدیریت مدارک، سطوح دسترسی، گردش تأیید یا ساختار آرشیو ویژه است، قراردادچی میتواند برای تنظیم بندهای اختصاصی و شخصیسازی قرارداد مدیریت اسناد پروژه هماهنگی انجام دهد. شماره تماس 09910272844 است.
دیدگاههای نمونه
متن برای تعریف گستردهتر مدیریت اسناد نسبت به کنترل مدارک قابل تنظیم بود.
نسخه Word امکان اضافه کردن ساختار آرشیو پروژه را فراهم کرد.
PDF برای بررسی بندهای مربوط به گردش اسناد مناسب بود.
برای شروع برونسپاری مدیریت مدارک پروژه، چارچوب مفیدی در اختیارم قرار گرفت.