نمونه قرارداد تهیه مستندات فنی؛ چارچوبی برای تولید مدارک تخصصی
در بسیاری از فعالیتهای فنی، خود محصول تنها خروجی پروژه نیست و مجموعهای از مدارک، دستورالعملها، مشخصات، نقشهها یا فایلهای توضیحی نیز باید تهیه شود. دانلود نمونه قرارداد تهیه مستندات فنی در Word و PDF برای تنظیم همکاری میان سفارشدهنده و تهیهکننده چنین مدارکی کاربرد دارد.
مستندسازی فنی با گزارشنویسی یکسان نیست. در این نوع خدمت، تمرکز میتواند بر تولید مجموعهای از مدارک تخصصی باشد که استفاده، نگهداری، بررسی یا انتقال اطلاعات فنی را سادهتر میکند. نوع دقیق مدارک باید متناسب با پروژه مشخص شود و نباید بدون توافق فرض شود.
قرارداد به سفارشدهنده کمک میکند انتظار خود از بسته مستندات را پیش از شروع کار بیان کند. عنوان مدارک، قالب فایل، منابع اطلاعاتی، سطح جزئیات، زمان تحویل و مسئولیت اصلاح میتواند در محدوده همکاری قرار گیرد.
چرا شرح مستندات اهمیت دارد؟
عبارت مستندات فنی دامنه گستردهای دارد. اگر قرارداد فقط همین عبارت را ذکر کند، احتمال تفاوت برداشت طرفین درباره تعداد، نوع و سطح جزئیات مدارک وجود دارد. بهتر است در حد امکان خروجیهای مورد انتظار به شکل مشخص معرفی شوند.
برای نمونه، طرفین میتوانند درباره فایلهای قابل ویرایش، نسخه نهایی، پیوستها، قالب نامگذاری یا روش انتقال مدارک توافق کنند. اگر بخشی از اطلاعات توسط سفارشدهنده ارائه میشود، مسئولیت تهیه آن نیز باید روشن باشد.
- تعریف مجموعه مدارک و حدود تولید آنها؛
- تعیین منابع اطلاعاتی مورد استفاده؛
- مشخص کردن قالب فایل و نحوه تحویل؛
- تعیین فرآیند بازبینی و اصلاح مستندات؛
- پیشبینی محرمانگی اطلاعات فنی در صورت نیاز.
کاربردهای عملی قرارداد تهیه مستندات فنی
این قرارداد برای همکاریهایی مناسب است که خروجی آنها مجموعهای از مدارک فنی و ساختاریافته است و لازم است فرآیند تولید و تحویل این مدارک از ابتدا مشخص باشد.
- واگذاری تدوین یک بسته مستندات فنی برای یک پروژه مشخص؛
- تهیه دستورالعملها یا مدارک توضیحی بر اساس اطلاعات ارائهشده توسط سفارشدهنده؛
- ساماندهی مدارک فنی پراکنده و تبدیل آنها به ساختار منظم؛
- تولید مستندات همراه یک محصول، تجهیز یا فعالیت تخصصی در صورت توافق؛
- بهروزرسانی مجموعه مستندات فنی بر مبنای اطلاعات جدید پروژه.
محورهای تخصصی مورد توجه
نوع مستندات، سطح جزئیات و قالب تحویل باید با موضوع واقعی همکاری هماهنگ باشد. در پروژههای فنی ممکن است مدارک دارای وابستگی متقابل باشند و لازم باشد ترتیب تولید و بازبینی آنها نیز مشخص شود.
فرآیند تولید و بازبینی
میتوان مشخص کرد تهیهکننده اطلاعات را دریافت و دستهبندی کرده، مدارک را تدوین و برای بررسی ارسال کند. تعداد یا حدود اصلاحات در صورت توافق قابل تعیین است.
کنترل نسخه مدارک
اگر مستندات چند مرحله اصلاح میشوند، نامگذاری و تشخیص نسخهها اهمیت پیدا میکند. طرفین میتوانند روش تحویل نسخه اصلاحشده و نسخه نهایی را متناسب با کار تعیین کنند.
مالکیت و محرمانگی
در صورت اختصاصی بودن مدارک یا وجود اطلاعات حساس، شرایط استفاده و نگهداری فایلها اهمیت خواهد داشت. متن قرارداد میتواند این موضوع را مطابق توافق طرفین پوشش دهد.
مخاطبان این نمونه قرارداد
شرکتهای فنی، دفاتر مستندسازی، متخصصان تهیه مدارک و سازمانهایی که تولید مستندات را برونسپاری میکنند میتوانند از این فایل بهعنوان نقطه شروع تنظیم قرارداد استفاده کنند.
- دفاتر فنی و شرکتهای خدمات تخصصی؛
- متخصصان تهیه و تدوین مدارک فنی؛
- شرکتهایی که برای پروژه خود به بسته مستندات نیاز دارند؛
- مدیران پروژه و مسئولان کنترل مدارک.
نکات پیش از تنظیم
- نوع مستندات را تا حد امکان با عنوان و شرح مشخص از یکدیگر جدا کنید.
- قالب فایلهای نهایی و قابل ویرایش را مشخص کنید.
- منبع اطلاعات هر مدرک را روشن کنید تا مسئولیت تهیه دادهها مبهم نماند.
- اگر بازبینی فنی توسط سفارشدهنده انجام میشود، فرآیند اعلام نظر را مشخص کنید.
ویژگیهای فایل آماده
این نمونه قرارداد حرفهای به شکل قابل ویرایش تهیه شده و میتواند برای همکاریهای متفاوت در حوزه مستندات فنی شخصیسازی شود. بخشهای مربوط به موضوع، مشخصات طرفین و شرایط اجرایی قابلیت تطبیق دارند.
نسخه Word و PDF در اختیار کاربر قرار میگیرد و ساختار فایل از یک فرمت استاندارد برای تنظیم متن اولیه برخوردار است. این ویژگی به کاربر اجازه میدهد قبل از استفاده، جزئیات اختصاصی پروژه را وارد کند.
شخصیسازی مستندات فنی با قراردادچی
اگر بسته مستندات شما شامل مدارک متفاوت، فرآیند کنترل نسخه، بازبینی چندمرحلهای یا الزامات ویژه تحویل است، قراردادچی میتواند برای هماهنگی جهت اصلاح بندها و شخصیسازی قرارداد بر اساس فرآیند واقعی پروژه مورد استفاده قرار گیرد. برای ارتباط با تیم قراردادچی با 09910272844 تماس بگیرید.
دیدگاههای نمونه
برای شروع همکاری تهیه مستندات فنی، چارچوب متن قابل تنظیمی در اختیارم گذاشت.
ساختار فایل Word برای اضافه کردن نوع مدارک مورد نیاز پروژه مناسب بود.
نسخه PDF برای بررسی بندها پیش از ویرایش Word خوانا بود.
موضوع کنترل و تحویل مستندات را میشد بهراحتی با شرایط پروژه تطبیق داد.