دانلود فرم قرارداد تهیه گزارش پروژه در Word و PDF
گزارش پروژه زمانی ارزش عملی پیدا میکند که اطلاعات پراکنده مربوط به روند انجام کار، وضعیت فعالیتها، نتایج و مستندات در یک خروجی منسجم کنار هم قرار گیرد. نمونه قرارداد تهیه گزارش پروژه برای زمانی مناسب است که یک طرف میخواهد تهیه چنین گزارشی را به شخص یا مجموعه دیگری واگذار کند.
در این همکاری ممکن است اطلاعات از صورتجلسات، مدارک اجرایی، گزارشهای دورهای یا دادههای دیگری جمعآوری شود. چون نوع پروژه در عنوان مشخص نشده است، جزئیات منابع اطلاعاتی و محتوای گزارش باید بر اساس شرایط واقعی همکاری توسط طرفین تعیین شود.
قرارداد میتواند مرز میان تهیه و تدوین گزارش و مسئولیت اجرای خود پروژه را روشن کند. این تفکیک بهخصوص زمانی مهم است که تهیهکننده گزارش، مجری فعالیتهای پروژه نیست و صرفاً مسئول تبدیل اطلاعات موجود به یک گزارش منظم است.
گزارش پروژه قرار است چه خروجیای ایجاد کند؟
مهمترین موضوع، تعریف محتوای مورد انتظار است. ممکن است سفارشدهنده گزارش پیشرفت بخواهد یا گزارش نهایی، گزارشی از فعالیتهای انجامشده یا مجموعهای از اطلاعات پروژه. بنابراین شرح خدمات نباید به عبارت کلی تهیه گزارش محدود شود.
همچنین میتوان درباره دوره گزارشدهی، منابع داده، قالب فایل، نمودارها، پیوستها، نحوه دریافت اطلاعات و فرآیند اصلاح توافق کرد. اگر اطلاعات توسط چند واحد ارائه میشود، مسئولیت گردآوری و تحویل دادهها نیز بهتر است روشن باشد.
- تعیین موضوع و دوره مورد پوشش گزارش؛
- مشخص کردن منابع و اسناد پروژه؛
- تعیین قالب گزارش و اقلام قابل تحویل؛
- توافق درباره زمان دریافت دادهها و تحویل خروجی؛
- تفکیک تهیه گزارش از اجرای فعالیتهای پروژه.
کاربردهای اختصاصی قرارداد تهیه گزارش پروژه
این قرارداد میتواند برای انواع پروژههایی که به گزارش مکتوب نیاز دارند مورد استفاده قرار گیرد و جزئیات آن باید بر اساس ماهیت همان پروژه تنظیم شود.
- واگذاری تهیه گزارش دورهای از وضعیت فعالیتهای یک پروژه؛
- سفارش تدوین گزارش جمعبندی اطلاعات یک مرحله پروژه؛
- تنظیم همکاری با فرد یا دفتر گزارشنویسی برای ساماندهی دادههای پروژه؛
- تهیه گزارش نهایی مبتنی بر مدارک و سوابقی که در طول پروژه ایجاد شده است؛
- مستندسازی اطلاعات پروژه برای ارائه داخلی یا نگهداری در پرونده پروژه.
موضوعاتی که باید در متن دیده شوند
شرح پروژه، دامنه گزارش و خروجیهای مورد انتظار باید با دقت نوشته شود. اگر گزارش شامل تصاویر، جداول، نمودار، فهرست فعالیتها یا پیوستهای خاص است، میتوان آنها را در شرح خدمات آورد.
گردآوری داده و مستندات
باید مشخص شود چه کسی اطلاعات پروژه را فراهم میکند و تهیهکننده چگونه دادههای دریافتی را دستهبندی خواهد کرد. این موضوع در پروژههایی که اطلاعات از واحدهای مختلف جمع میشود اهمیت ویژه دارد.
ساختار گزارش و زمان تحویل
عنوان فصلها، قالب فایل، دوره گزارش و زمانبندی تحویل میتواند بر اساس توافق طرفین مشخص شود. در صورت وجود نسخه اولیه، روش ارسال نظر و اصلاحات نیز قابل پیشبینی است.
محرمانگی اطلاعات پروژه
گزارش پروژه ممکن است حاوی اطلاعات داخلی، مالی، اجرایی یا برنامهریزی باشد. در صورت نیاز، شرایط محرمانگی و محدودیت استفاده از دادهها را میتوان متناسب با پروژه در قرارداد درج کرد.
چه کسانی از این قرارداد استفاده میکنند؟
کارفرمایان پروژه، مدیران پروژه، دفاتر مدیریت پروژه و متخصصانی که تهیه گزارش را انجام میدهند از مخاطبان اصلی این فایل هستند. شرکتهای پیمانکاری یا مشاورهای نیز در صورت نیاز به برونسپاری گزارشنویسی میتوانند متن را متناسب با رابطه خود تنظیم کنند.
- مدیران پروژه که تهیه گزارش را به نیروی تخصصی واگذار میکنند؛
- شرکتهای مشاوره یا خدمات مدیریت پروژه؛
- کارفرمایانی که به گزارش منظم از وضعیت یک پروژه نیاز دارند؛
- متخصصان گزارشنویسی و مستندسازی پروژه.
نکات مهم استفاده
- دوره زمانی گزارش و نقطه شروع جمعآوری اطلاعات را روشن کنید.
- فهرست اسناد مورد نیاز و مسئول ارائه هر دسته از اطلاعات را مشخص کنید.
- قالب و محتوای خروجی را با نیاز واقعی پروژه هماهنگ کنید.
- اگر گزارشهای اصلاحی یا تکمیلی وجود دارد، فرآیند درخواست آنها را مشخص کنید.
ویژگیهای فایل
فایل یک قرارداد قابل ویرایش است که میتوان بخشهای آن را متناسب با نوع پروژه و شیوه گزارشدهی تغییر داد. ساختار منظم آن برای تهیه متن اولیه همکاری طراحی شده و امکان درج اطلاعات اختصاصی طرفین را فراهم میکند.
کاربر فایل Word و PDF دریافت میکند و میتواند از فرمت استاندارد موجود برای تنظیم نسخه متناسب با شرایط خود بهره ببرد. دانلود نمونه قرارداد میتواند مرحله تدوین اولیه را سریعتر کند.
شخصیسازی گزارش پروژه در قراردادچی
چنانچه پروژه شما به گزارشهای مرحلهای، ساختار اختصاصی فصلها، فهرست پیوستهای ویژه یا فرآیند مشخص دریافت داده نیاز دارد، قراردادچی امکان هماهنگی برای شخصیسازی متن و اصلاح بندهای مرتبط با گزارش پروژه را فراهم میکند. شماره تماس هماهنگی با تیم قراردادچی 09910272844 است.
دیدگاههای نمونه درباره فایل
برای مشخص کردن روند تهیه گزارش پروژه و مسئولیت جمعآوری اطلاعات، متن مناسبی بود.
قابلیت ویرایش Word باعث شد ساختار گزارش مورد نیاز پروژه را راحتتر وارد قرارداد کنم.
فایل PDF برای مطالعه اولیه قرارداد مرتب و خوانا بود.
بهعنوان متن پایه برای برونسپاری گزارش پروژه، کاربردی و قابل تنظیم بود.