فرم قرارداد برگزاری کنفرانس
کنفرانس معمولاً ساختاری رسمیتر و برنامهای متکی بر سخنرانی، ارائه محتوا یا جلسات تخصصی دارد؛ به همین دلیل هماهنگی برنامه و خدمات اجرایی اهمیت پیدا میکند.
نمونه قرارداد برگزاری کنفرانس برای تعیین رابطه برگزارکننده و مجری یا ارائهدهنده خدمات اجرای کنفرانس طراحی شده است.
نوع کنفرانس در عنوان مشخص نشده و نباید جزئیات آن فرض شود؛ متن باید با توجه به موضوع واقعی برنامه تکمیل گردد.
شرح خدمات میتواند شامل بخشهای پیش از اجرا و روز برگزاری باشد، مشروط بر اینکه طرفین چنین خدماتی را توافق کرده باشند.
مدیریت عملیات کنفرانس
برنامهریزی محتوا، هماهنگی سخنرانان، مدیریت زمان و آمادهسازی محل، در صورت قرار گرفتن در دامنه همکاری، باید بهصورت روشن تعریف شود.
همچنین خدمات پذیرش یا ثبتنام در صورتی که بر عهده مجری باشد، نیازمند تعیین مسئولیت اجرایی است.
- تعریف موضوع و محدوده کنفرانس
- تعیین شرح خدمات مجری
- مشخص کردن مراحل آمادهسازی و اجرای برنامه
- تعیین مبلغ و روش پرداخت
- پیشبینی تغییرات اجرایی در صورت توافق
کاربردهای عملی
سازمانها میتوانند برای برگزاری کنفرانس تخصصی، عملیات اجرایی را به یک مجری رویداد واگذار کنند.
شرکتها میتوانند برای برنامه معرفی یا ارائه تخصصی، مسئولیت مدیریت کنفرانس را به پیمانکار خدمات رویداد بسپارند.
در کنفرانسهای چندجلسهای، میتوان برنامه اجرایی هر بخش را در محدوده خدمات تعریف کرد.
اگر هماهنگی سخنرانان بر عهده مجری باشد، این مسئولیت میتواند در شرح خدمات درج شود.
در برنامههایی که پذیرش مهمانان یا ثبتنام نیز جزو کار است، این عملیات میتواند بهطور جداگانه مشخص شود.
موضوعات تخصصی قرارداد
برنامه و محتوا
زمانبندی جلسات، مسئولیت هماهنگی برنامه و خدمات مرتبط با ارائه محتوا فقط در صورت توافق باید وارد متن شود.
اجرای فنی
اگر تجهیزات صوتی یا تصویری بخشی از خدمات باشند، نوع مسئولیت باید بر اساس نیاز واقعی کنفرانس مشخص شود.
مدیریت مهمانان
ثبتنام و پذیرش در صورت قرار گرفتن در شرح خدمات، بهتر است از نظر مسئولیت اجرایی بهروشنی تعیین شود.
مخاطبان
- سازمانها و شرکتهای برگزارکننده کنفرانس.
- مجریان و شرکتهای مدیریت رویداد.
- مدیران روابط عمومی و برگزارکنندگان برنامههای تخصصی.
- مؤسسات علمی یا تجاری دارای برنامه کنفرانسی.
نکات کاربردی
- نوع خدمات اجرایی را با کنفرانس واقعی تطبیق دهید.
- برنامه زمانی و مراحل آمادهسازی را روشن کنید.
- مسئولیت هماهنگی سخنرانان را در صورت نیاز مشخص نمایید.
- خدمات فنی یا پذیرش را فقط در صورت وجود در توافق وارد کنید.
ویژگی فایل
این محصول در نسخه Word و PDF ارائه شده و متن Word قابلیت ویرایش برای واردکردن مشخصات کنفرانس و طرفین را دارد.
ساختار منظم و فرمت استاندارد فایل، برای تهیه متن اولیه همکاری اجرای کنفرانس مناسب است.
شخصیسازی توسط قراردادچی
برای کنفرانسهایی که خدمات فنی، هماهنگی سخنران، ثبتنام یا برنامه چندمرحلهای دارند، قراردادچی میتواند در شخصیسازی متن و افزودن بندهای متناسب با پروژه کمک کند. شماره تماس 09910272844 است.
دیدگاههای نمونه
برای دستهبندی مسئولیتهای اجرای کنفرانس، متن اولیه کاربردی بود.
نسخه Word برای تطبیق قرارداد با برنامه کنفرانس مناسب بود.
PDF برای بررسی ساختار کلی پیش از مذاکره مفید بود.
فایل بهعنوان پیشنویس همکاری با مجری رویداد قابل استفاده بود.