فرم قرارداد برگزاری همایش
همایش معمولاً نیازمند هماهنگی میان برنامه محتوایی، سخنرانان، ثبتنام، محل اجرا و خدمات اجرایی است؛ بنابراین قرارداد باید بر فرآیند واقعی برگزاری تمرکز داشته باشد.
نمونه قرارداد برگزاری همایش برای تنظیم همکاری با مجری یا مجموعهای که مسئول اجرای همایش میشود قابل استفاده است.
موضوع قرارداد میتواند از مدیریت کلی همایش تا بخشی از خدمات اجرایی را دربرگیرد و دامنه آن باید مطابق توافق تکمیل شود.
زمانبندی برنامه، هماهنگی عوامل و نحوه تحویل خدمات از موضوعات مهم در این نوع همکاری است.
از برنامهریزی تا پایان همایش
در مرحله پیش از اجرا، هماهنگی محل، برنامه، سخنرانان و خدمات مورد نیاز میتواند جزو عملیات پروژه باشد.
در روز برگزاری نیز مدیریت جریان ورود، اجرای برنامه و هماهنگی عوامل در صورت قرار گرفتن در شرح خدمات اهمیت پیدا میکند.
- تعیین موضوع و محدوده خدمات همایش
- مشخص کردن مسئولیتهای اجرایی مجری
- تعیین برنامه زمانی و مراحل آمادهسازی
- تعیین هزینهها و شیوه پرداخت
- پیشبینی تغییرات برنامه یا شرایط خاتمه همکاری
کاربردهای اختصاصی
یک شرکت میتواند اجرای همایش داخلی یا تخصصی خود را به یک مجری رویداد واگذار و شرح خدمات را مکتوب کند.
مجموعههای علمی یا تجاری میتوانند برای مدیریت عملیات اجرایی همایش با مجری قرارداد تنظیم نمایند.
در همایشهای دارای سخنرانان متعدد، میتوان مسئولیت هماهنگی برنامه را در صورت وجود خدمت مشخص کرد.
برای همایش چندبخشی، خدمات پیش از اجرا و روز برگزاری میتواند جداگانه تعریف شود.
اگر ثبتنام یا پذیرش مهمانان نیز جزو خدمات باشد، حدود این عملیات را میتوان در متن قرارداد مشخص کرد.
محورهای تخصصی
برنامه همایش
مراحل اجرایی، برنامه زمانی و مسئولیت هماهنگی عوامل باید با برنامه واقعی رویداد منطبق شود.
خدمات اجرایی
خدماتی مانند ثبتنام، پذیرش، هماهنگی سخنران یا مدیریت محل فقط در صورت قرار گرفتن در توافق باید وارد متن شوند.
تحویل و ارزیابی
نحوه تحویل خدمات یا گزارش اجرای کار در صورت توافق میتواند به روشنتر شدن پایان عملیات کمک کند.
مخاطبان
- شرکتها و سازمانهای برگزارکننده همایش.
- شرکتهای مدیریت رویداد.
- مدیران روابط عمومی و منابع انسانی.
- مجموعههای علمی، تخصصی و تجاری برگزارکننده برنامه.
نکات مهم
- شرح خدمات را مرحلهبهمرحله با پروژه واقعی هماهنگ کنید.
- مسئول هماهنگی عوامل را در صورت وجود مشخص نمایید.
- زمانبندی آمادهسازی و اجرا را روشن کنید.
- شرایط تغییر برنامه را در صورت نیاز پیشبینی کنید.
مشخصات فایل
فایل آماده در نسخه Word و PDF عرضه میشود و برای تنظیم پیشنویس قرارداد اجرای همایش قابلیت ویرایش دارد.
فرمت استاندارد متن، بخشهای مرتبط با خدمات و اجرای همایش را در قالبی منظم برای تکمیل اطلاعات در اختیار کاربر قرار میدهد.
خدمات شخصیسازی قراردادچی
اگر همایش شما دارای ثبتنام، مدیریت سخنرانان، خدمات پذیرش یا برنامه اجرایی چندمرحلهای است، قراردادچی میتواند برای شخصیسازی متن و هماهنگسازی بندها با شرح خدمات واقعی کمک کند. شماره تماس 09910272844 است.
دیدگاههای نمونه
شرح خدمات همایش در فایل بهصورت قابل ویرایش قابل تنظیم بود.
نسخه Word برای واردکردن برنامه اجرایی رویداد مفید بود.
PDF امکان مرور سریع متن قرارداد را فراهم کرد.
برای تهیه پیشنویس همکاری با مجری همایش، فایل کاربردی بود.